Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DS-GVO durch den Verein Sächsischer Eisenbahnfreunde e. V. (VSE)
(vom 1. September 2018, geändert 1. Mai 2019 und 27. Juni 2023)
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie seines Vertreters
Verantwortlicher im Sinne des Artikel 13 Abs. 1 a) DS-GVO ist
Verein Sächsischer Eisenbahnfreunde e. V. (VSE)
Schneeberger Straße 60
08340 Schwarzenberg
Tel.: +49 160 3864084 E-Mail:
Vorstand vertreten durch: Thomas Strömsdörfer, Vorsitzender
Axel Schlenkrich, Geschäftsführer
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzverantwortliche ist zu erreichen unter folgender E-Mail-Adresse:
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Der Verein verarbeitet folgende personenbezogene Daten:
· zum Zwecke der Mitgliederverwaltung:
Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort, ggf. Land), Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum, Kontodaten, Beruf (insbesondere bei Betriebseisenbahnern), Funktion/Aktivität im Verein
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Beitragsverwaltung:
Kontodaten und evtl. Ermäßigungsgründe.
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Verwaltung von Betriebseisenbahnern im Eisenbahnverkehrsunternehmen EVU außer den erhobenen Mitgliedsdaten folgende Daten von Mitgliedern und Beschäftigten des EVU:
Unterlagen zur Ausbildung, Weiterbildung, Führerschein, Streckenkenntnis, Tauglichkeit, Daten anderer EVU
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO
· zum Zwecke der Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen:
Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), Religionszugehörigkeit, Steuernummer
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Durchführung von Sonderzugfahren von den Kunden:
Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Die Bereitstellung von Telefonnummer und E-Mail dient insbesondere einer Information der Kunden über kurzfristig notwendige Änderungen oder Absagen der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs.1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Durchführung von Schienentrabifahrten von den Kunden:
Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Durchführung von Souvenirverkäufen von den Kunden:
Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Durchführung von Modellbahntauschmärkten von den Kunden:
Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Durchführung von Spendenaktionen von den Spendern:
Namen, Vorname lt. Kontoauszug
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO
· zum Zwecke der Außendarstellung des Vereins werden Fotos von Veranstaltungen in der Presse, der Internetseite sowie den Social Media Seiten des Vereins veröffentlicht.
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO
· zum Zweck des Betriebs der VSE-Internetseite erhebt der Server dieser Internetseite folgende Daten:
Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Datum/Uhrzeit, angeforderte Dokumente, übertragene Datenmenge, http-Statuscode
Der Verein betreibt eine Internetseite zur Information über seine Arbeit und Werbung für seine Veranstaltungen.
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. Abs. 1 b) DS-GVO
4. Berechtigte Interessen des Vereins
Der Verein verarbeitet folgende personenbezogene Daten zur Verfolgung berechtigter Interessen des Vereins:
· zum Zwecke der Erstellung von Spendenquittungen und zur Würdigung der Spender im Rahmen der Spendenaktionen:
Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), E-Mail-Adresse
· zur Information über zukünftige Veranstaltungen und Angebote des Vereins mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden:
Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Diese Zustimmung kann sowohl schriftlich im Rahmen einer schriftlichen Bestellung als auch mündlich im Rahmen einer telefonischen Bestellung gegeben werden.
5. Empfänger personenbezogener Daten
Der Verein übergibt die im folgenden genannten Daten an:
· Vorstandsmitglieder bzw. beauftragte Mitglieder
Mitgliederverzeichnisse werden zweimal im Jahr an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert.
· Vereinsmitglieder
Der Verein stellt zweimal im Jahr eine aktuelle Liste mit den Kontaktdaten insbesondere der aktiven Mitglieder mit deren Genehmigung den anderen Mitgliedern zur Verfügung. Diese enthalten:
Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Die Liste dient der Koordination von Arbeitseinsätzen sowie der Einsatzplanung für Veranstaltungen und Sonderzüge. Der Weitergabe dieser Daten kann das Mitglied jederzeit widersprechen. Als Folge kann keine Einteilung zu Arbeitseinsätzen u. ä. erfolgen.
· Vereinsmitglieder
Für Veranstaltungen veröffentlicht der Verein einen Dienstplan in Papierform im nicht öffentlich zugänglichen Bereich des Museums. Dieser enthält:
Name, Vorname und den geplanten Dienstposten
Der Dienstplan dient der Personalplanung für die jeweiligen Veranstaltungen. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen.
Als Folge kann keine Einteilung auf Dienstposten erfolgen. Mitglieder die nicht widersprechen, erklären sich mit der Nennung ihrer Daten im Dienstplan einverstanden.
· IG Preßnitztalbahn e. V. (IGP)
Die IG Preßnitztalbahn e. V. (IGP) übernimmt den Versand der Vereinszeitschrift „Der Preß´Kurier“. Hierzu übergibt der VSE zweimal im Jahr eine aktuelle Liste mit folgenden Daten der Mitglieder bzw. informiert zwischenzeitlich über aktuelle Adressenänderungen:
Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Adresse
Die Liste dient der ordnungsgemäßen Zustellung der jedem Vereinsmitglied laut Satzung zustehenden Vereinszeitschrift.
· Eisenbahnverkehrsunternehmen, die vertraglich vom VSE beauftragt werden
Werden andere als das vereinseigene EVU vertraglich mit der Durchführung von Fahrten beauftragt, stellt das EVU VSE dazu erforderliche Unterlagen seiner Betriebseisenbahner dem beauftragten EVU zur Verfügung:
Unterlagen zur Ausbildung, Weiterbildung, Führerschein, Streckenkenntnis, Tauglichkeit, Daten anderer EVU
Der Weitergabe dieser Daten kann das Mitglied jederzeit widersprechen. Als Folge kann kein Einsatz dieser Mitglieder bei dem beauftragten EVU erfolgen.
· Lohnbüro und Steuerberater, staatliche bzw. hoheitlich beauftragte Empfänger, wie z. B. Finanzamt und JobCenter
Der Verein übermittelt die zum Zwecke der Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen erhobenen Daten an den vom Verein beauftragtes Lohnbüro
und Steuerberater, staatliche bzw. hoheitlich beauftragte Empfänger, wie z. B. Finanzamt und JobCenter:
Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort), Religionszugehörigkeit, Steuernummer
· Öffentlichkeit
Der Verein würdigt im Rahmen von Spendenaktionen die Spender in der Öffentlichkeit (insbesondere am Spendenobjekt, im Museum, der Homepage und der Vereinszeitschrift) durch Angaben von:
Name, Vorname, Wohnort
Dieser Nennung kann widersprochen werden, dann erfolgt keine Nennung in der Öffentlichkeit mit Wirkung für die Zukunft.
6. Drittlandstransfer
Drittlandstransfer findet nicht statt.
7. Speicherdauer
Der Verein löscht:
· die für die Daten Mitgliederverwaltung notwendigen Daten
Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Adresse (Straße, PLZ, Ort, ggf. Land), Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum, Kontodaten, Beruf (insbesondere bei Betriebseisenbahnern), Funktion/Aktivität im Verein
nach Beendigung der Mitgliedschaft
· die für die Daten Beitragsverwaltung erhobenen Daten
Name, Vorname, Adresse, Bankverbindung und evtl. Ermäßigungsgründe
werden nach zehn Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
· die für die Daten der Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen erhobenen Daten
Name, Vorname, Adresse, ggf. die Religionszugehörigkeit, Steuernummer
werden nach zehn Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
· die für die Durchführung von Sonderzugfahren erhobenen Daten
Nachname, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
werden nach zehn Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
· die für die Durchführung von Schienentrabifahrten erhobenen Daten
Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
werden nach Durchführung der Fahrt gelöscht.
· die für die Durchführung von Souvenirverkäufen erhobenen Daten
Nachname, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
werden nach zehn Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
· die für die Durchführung von Modellbahntauschmärkten erhobenen Daten
Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
werden nach zehn Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
· die für die Durchführung von Spendenaktionen erhobenen Daten
Namensangaben lt. Kontoauszug
werden nach zehn Jahren gelöscht (gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
· die für die Erstellung von Spendenquittungen und zur Würdigung der Spender erhobenen Daten
Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, E-Mail-Adresse
werden nach zehn Jahren gelöscht.
· die für die Information über zukünftige Veranstaltungen und Angebote erhobenen Daten
Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
werden nach den folgenden Fristen gelöscht:
a) im Falle eines Widerrufs der Einwilligung unverzüglich. Der Widerruf kann schriftlich oder mündlich/fernmündlich erfolgen
b) wenn auf die Angebote des Vereins keine erneuten Bestellungen erfolgen, nach drei Jahren ohne erneute Bestellung
· die durch den Betrieb der Internetseite erhobenen Daten werden nach 30 Tagen gelöscht
· Im Falle eines Widerrufs der Einwilligung werden die Daten generell unverzüglich gelöscht.
8. Betroffenenrechte
Den oben genannten Personen steht das Recht
· auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie
· auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder
· auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder
· auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder
· auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie
· auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
Die oben genannten Personen haben außerdem das Recht, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum erfolgten Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Den oben genannten Personen steht ferner das Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. (Art. 77 DS-GVO)
Der Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (DSTB) ist unter E-Mail
9. Automatische Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Eine automatische Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet im Verein nicht statt.
Anlage: Datenschutzhinweise VSE-Internetauftritt
Datenschutz
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